Fixer le rendez-vous et s'y préparer

Avant qu’une consultation ne soit annoncée publiquement, une série de gestes doivent être posés. On doit en premier lieu trouver une salle qui soit à proximité du lieu qui fait l’objet de la consultation, d’une dimension suffisante et accessible aux personnes à mobilité réduite. On doit réserver les services de notre partenaire qui assure le service de halte-garderie, faire de même pour la sténographie, le son, le transport de notre matériel et planifier la présence du personnel d’accueil et de soutien. C’est aussi à ce moment que nous préparons le dossier de documentation qui sera mis à la disposition du public en ligne et en version imprimée, disponible à nos bureaux et lors des séances publiques.

Favoriser la participation du plus grand nombre

Ensuite, il faut s’assurer que la population concernée sera au fait de la consultation. Parfois, la loi nous oblige à publier un avis public formel, mais dans tous les cas où la consultation porte sur un projet immobilier ou un exercice de planification à l’échelle d’un quartier, un dépliant sera préparé. Des zones de distribution seront déterminées : il faudra faire imprimer ce dépliant en nombre suffisant, choisir les routes postales et contacter Postes Canada pour planifier la distribution.

En parallèle, des moyens électroniques seront utilisés : l’infolettre de l’Office qui rejoint plus de 3000 groupes et citoyens, les relais par Twitter et LinkedIn, ainsi que des interventions générales, mais aussi bien ciblées sur Facebook. En effet, Facebook nous permet de nous adresser directement à ses utilisateurs en fonction de critères géographiques ou encore en fonction de leurs intérêts.

Le travail continue après les séances

Finalement, dans l’après-midi qui précède la première séance d’information, on préparera la salle, tout sera installé pour être prêt lorsque les citoyens arriveront. Nous nous affairons aussi à récupérer les présentations qui seront faites par les promoteurs et la Ville afin d’en préparer la diffusion en direct dans Facebook et sur notre site web.

Toutes ces actions sont faites par la petite équipe de l’Office à la logistique et aux communications. Ce n’est pas de tout repos, car il arrive parfois que plusieurs consultations démarrent en même temps. Ainsi, au printemps dernier, nous avons mené de front huit consultations en une saison. Il faut une bonne planification et une excellente discipline en ces circonstances.

Rien n’y parait pour les citoyens qui participent aux consultations, mais derrière le rideau, beaucoup de travail aura été fait pour que la consultation se déroule dans le meilleur climat possible.