Créer une équipe, la clé d’une bonne consultation

La complémentarité à créer au sein de la commission est aussi un critère important afin qu’elle examine le dossier à partir de différents points de vue. Cette étape de démarrage de la consultation est déterminante. La qualité du rapport de consultation résulte bien sûr de la qualité et de la quantité des contributions citoyennes, mais aussi du génie de la commission qui se développera tout au long du processus. Ainsi on assignera des commissaires ayant des formations et des expériences différentes afin de couvrir tous les angles de l’objet de la consultation.

Les commissaires sont au centre des consultations menées par l’Office et le succès de ces consultations repose en bonne partie sur leur compétence, leur capacité d’analyse, leur dévouement et leur habileté à créer une commission fonctionnelle et productive qui saura chercher et trouver un consensus. En effet, les commissions doivent arriver à des conclusions unanimes. Il n’existe pas de possibilité de rapport minoritaire. La chimie qui se crée entre les commissaires est donc importante tout autant que le rôle de la présidence de la commission qui doit s’assurer que les débats aboutissent à des positions communes et partagées. Nous pensons que cette façon de faire a assuré au fil des ans la production de rapports équilibrés, utiles, reflétant l’opinion des citoyens et aidant les élus à prendre de meilleures décisions.

Une commission n’est jamais seule

On ne peut parler des commissions sans dire un mot sur le personnel qui les soutient. Selon la complexité du dossier, une ou plusieurs personnes sont désignées pour assister la commission. On les appelle secrétaires de commission ou analystes. Leur rôle est tout aussi essentiel que celui des commissaires. Ils sont en soutien et généralement participent activement aux discussions. Ils ont la responsabilité d’organiser le travail et pour ce faire, ils préparent les grilles d’analyse qui faciliteront la compréhension de la masse d’informations utilisée par la commission pour la rédaction de son rapport. Dans le cadre de consultations à plus grande échelle, la quantité de données est gigantesque et il faut une grande rigueur pour ne rien échapper et tenir compte de l’ensemble de ce qui s’est dit et de tous les documents qui ont été déposés tout au long de la consultation. Car, si le succès des commissions repose d’abord sur la participation citoyenne, il est aussi dépendant de la qualité du dossier de documentation.

Arriver à créer des recommandations signifiantes et utiles à partir des données brutes, c’est là que réside le principal défi des commissions de l’Office. Chacune d’elle est unique, elle est le reflet de ceux et celles qui la composent ainsi que du contexte dans lequel la consultation se tient. C’est un exercice à chaque fois renouvelé, où rien n’est acquis et qui demande une grande disponibilité et une grande ouverture à tout ce qui sera dit tout au long du processus. Tout cela afin que la consultation ait une plus-value tant pour les citoyens, que pour les promoteurs, que pour la ville.